Obecnie, wymiana dokumentów drogą elektroniczną to najprostsza i najbardziej efektywna forma przesyłania treści. Jednak wraz z rozpowszechnieniem się tego rozwiązania, jesteśmy bardziej narażeni na nieautoryzowany dostęp do dokumentów. Dzięki funkcji Zabezpieczenia dokumentów wbudowanej w Worda, możemy być spokojni, że pliki otrzyma właściwy odbiorca.
Microsoft Word oferuje możliwość całkowitego lub częściowego zablokowania dostępu do pliku. W poniższym tekście pokażemy jak skutecznie użyć obu narzędzi.
Aby ograniczyć dostęp do pliku, będziemy korzystać z funkcji Zabezpieczenia. Odnajdziemy ją wchodząc do menu Word / Preferencje. Plik, który chcemy zabezpieczyć, musi być aktywnym (otworzonym) dokumentem Worda.
W oknie Preferencji programu Word wybieramy ikonę kłódki – Zabezpieczenia.
W tym miejscu możemy łatwo zabezpieczyć nasz dokument hasłem. Bez jego podania, osoba nie będzie miała możliwości otworzenia pliku lub poddania go edycji.
Jeśli zdecydujemy, że nasz plik może zostać otworzony tylko po podaniu hasła, wówczas podajemy kod w polu Hasło ochrony przed otwarciem. Akceptujemy klikając OK. Zostaniemy poproszeni o ponowne podanie wcześniej wpisanego hasła.
Po nadaniu hasła, podczas otwierania dokumentu, ukaże się następujący komunikat.
Podając hasło w polu: Hasło ochrony przed zmianami, osoba otwierająca dokument będzie musiała podać odpowiedni ciąg znaków, aby móc edytować tekst.
Możemy także zabezpieczyć dokument bez konieczności podawania hasła podczas otwierania tekstu. Wówczas należy w oknie Zabezpieczenia wybrać Chroń dokument. Będziemy wówczas mogli zablokować: edycję pliku, wybrane formularze, komentarze oraz śledzenie zmian.
Aby usunąć zabezpieczenia z pliku musimy wejść do funkcji Zabezpieczenia i usunąć hasło z pola, w którym zostało podane. W przypadku ochrony dokumentu, będziemy zmuszeni kliknąć w tym oknie Nie chroń dokumentu i ponownie podać hasło zabezpieczające.
